Dónde y cómo compulsar documentos

¿Estás considerando preparar unas oposiciones? ¿O quizá estás pensando pedir una beca de estudios? ¿Tal vez quieres pedir la nacionalidad del país en el estás viviendo actualmente? Si en algún momento piensas en alguna de estas opciones, has de saber que en todos estos casos hay un trámite que vas a tener que llevar a cabo sí o sí: compulsar documentos.

Compulsar documentos: dónde y cómo

Es cierto que muchas veces este tipo de trámites administrativos pueden resultar un poco confusos; y, de hecho, hay veces que uno se siente bastante perdido. Por eso, a lo largo de este post vamos a orientarte todo lo posible para que sepas dónde y cómo compulsar documentos.

¿Qué es una copia compulsada de un documento?

Vayamos por partes y empecemos por lo básico. Compulsar un documento es algo que probable hayas hecho anteriormente. Básicamente es dar una validez administrativa a la fotocopia de un documento original. Seguro que alguna vez te han pedido una fotocopia de tu DNI para realizar un trámite y luego te la han devuelto sellada: Bien, pues eso es compulsar un documento.

Normalmente, la compulsa de documentos se lleva a cabo para realizar distintos trámites y gestiones de la Administración Pública; como por ejemplo realizar la matrícula de la universidad, presentarte a una oposición o solicitar una beca de estudios. Seguro que más de una vez has tramitado una fotocopia compulsada de algún documento de cara a tramitar una gestión. Por ejemplo, suele ser muy habitual que algunos organismos te pidan una fotocopia compulsada de tu DNI o la copia compulsada del libro de familia.

¿Dónde se puede compulsar un documento?

Una vez que tenemos la necesidad de compulsar un document necesitamos saber dónde se puede hacer. Dependerá del documento que se quiera compulsar, nos deberemos desplazar a un organismo u otro. Esto significa que hay varias entidades que nos pueden compulsar documentos como el DNI, carnet de conducir, título universitario, etc…

Para documentos oficiales de las administraciones públicas deberás dirigirte a los siguientes organismo públicos para tramitarlo:

  • Oficinas de la Seguridad Social.
  • Oficinas del SEPE.
  • Oficinas de la Agencia Tributaria.
  • Ayuntamientos.

En el caso de querer compulsar un título universitario:

  • En la Universidad donde se haya cursado la titulación.

¿Qué duración tiene una copia compulsada?

Una copia compulsada tiene una validez de 5 años. Una vez superados estos años, la copia puede ser invalidada cuando queramos utilizarla en la presentación de documentación validada en cualquier támite que hagamos.

¿Cómo compulsar documentos de la administración pública?

Si, por ejemplo, tienes que presentar documentos compulsados en la administración pública, como solicitar una besa de estudios o pedir alguna prestación en el SEPE, hacer lo siguiente va a ser lo más práctico y sencillo.

Lo primero que tienes que hacer es presentar tu documentación por partida doble: el original y una fotocopia; la oficina pertinente a la que hayas acudido hará lo que hemos comentado anteriormente: tomará el original y la fotocopia para confirmar que son iguales, y ellos mismos compulsarán la fotocopia.

Después nos devolverá el documento original y la copia, que ahora está compulsada, y se unirá a la solicitud y a los otros documentos que sea necesario que presentemos.

¿Cómo compulsar documentos para una entidad privada?

Esto suele ser lo habitual cuando una empresa quiere contratarte. Sin embargo, imagínate que necesita un documento compulsado de tu título universitario para tramitar la contratación. Puede suceder una de estas dos cosas: que presentemos una fotocopia y que la empresa la compulse allí mismo o puede que nos soliciten el documento ya compulsado. Para lo segundo haremos lo siguiente:

  1. O bien acudimos al ayuntamiento: Puedes intentar tu documento allí, aunque sea para un fin privado, y tal vez alguno de los funcionarios podría prestarte ayuda para compulsar el documento que desees. Sin embargo, puede que no quieran hacerlo.
  2. O bien contratamos a un notario: Si la opción del ayuntamiento no te funciona porque no quieren hacerlo, para conseguir una copia compulsada puedes acudir a cualquier notaría, donde presentando el documento original, ellos mismos harán la copia, la compulsaran y finalmente te la darán compulsada, y con el resguardo de fecha y firma de modo que se justifique que el trámite se ha hecho de manera adecuada. Ahora bien, tendrás que pagar una cuantía económica.

Documentación necesaria para compulsar un documento

Para compulsar un documento necesitarás:

  • Una fotocopia que sea bien visible del documento original. Dicha fotocopia puedes llevarla ya preparada; aunque en muchas instituciones optan por hacerla ellos mismos para que no haya riesgo ni posibilidad de manipulaciones.
  • El DNI NIE o pasaporte de la persona que va a solicitar la compulsa.
  • El pago de las tasas que corresponden a la compulsa, si fuese pertinente.

¿Qué diferencias hay entre una fotocopia compulsada y una copia auténtica?

Esto a veces puede llevar a confusión, pero a continuación verás cuáles son las diferencias entre ambos para que lo tengas todo mucho más claro.

  • La copia compulsada de un documento es una copia cotejada junto con el documento original, en el que se hace constar, mediante una diligencia, su coincidencia con el original.
  • Una copia auténtica es aquella reproducción de un documento que obra en los archivos de la UAGEGM y que acredita mediante la correspondiente diligencia.

Según la Ley 39/2015, de 1 de octubre del Procedimiento Administrativos Común de las Administraciones Públicas:

A través del concepto de copia auténtica, regulado en el art. 27 y 28, se libera al ciudadano de la obligación de presentar documentos que hayan sido elaborados por otras administraciones públicas, siempre y cuando el propio ciudadano no se haya negado a que se compartan y recaben dichos documentos o ya los haya entregado con anterioridad.

El Código Seguro de Verificación (CSV): un sustituto a la compulsa de documentos

Casi todos los documentos oficiales disponen actualmente de su versión electrónica. Uno de ellos es el Código Seguro de Verificación (CSV), y muy probablemente lo habrás visto en la parte de abajo de algunos documentos actuales; se trata de un código formado por números y letras. Gracias a este código, podemos acceder a la página web del organismo que lo ha emitido de esta manera comprobar online si el documento que se ha entregado y el original son el mismo.

¿Cómo y dónde compulsar documentos de forma gratuita?

Una forma de conocer dónde compulsar los documentos gratis es informándote a través de los organismos oficiales. Ellos mismos te dirán si la compulsa será gratuita o si, por el contrario, te supondrá abonar algún importe correspondiente del cual también te informarán.

En la casi la mayoría de los casos, el organismo oficial al que acudas con motivo de realizar la presentación de algún tipo de documentación será el encargado de hacer la compulsa. Como por ejemplo cuando vas a la comisaría de Policía a compulsar tu DNI, ellos mismos serán los que la llevan a cabo.

Compulsar documentos gratis en algunos organismos institucionales; pero no es todos ellos. Infórmate adecuadamente visitando la página web del organismo correspondiente y podrás despejar dudas

Información adicional sobre compulsar documentos

Aquí recogemos información adicional sobre la compulsa de documentos oficiales en diferentes entidades tanto públicas como privadas:

Compulsar documentos en Ayuntamientos

Aunque la compulsa en los ayuntamientos es gratuita, actualmente existen algunas restricciones a la compulsa de documentos en algunos ayuntamientos en el caso de ir dirigidos a otras instituciones. Normalmente, en el propio ayuntamiento se avisa dónde se tiene que hacer la gestión en concreto y a qué organismo oficial se debe acudir. Desde aquí recomendamos que te informes de las gestiones que realiza o no el ayuntamiento con respecto a la compulsa de documentos.

En el caso del Ayuntamiento de Madrid, por ejemplo, la compulsa se llevará a cabo siempre para gestiones que se extiendan a su margen de competencias.

Compulsa de documentos ante notario

Todas las Notarías compulsan documentos, sin embargo, en este caso la compulsa requerirá un coste regulado por ley y que supone la misma cuantía en todo el territorio de España.

Dónde y cómo compulsar un título universitario

Para la compulsa de títulos universitarios existe una triple vía:

  1. La llevada a cabo a través de una copia compulsada emitida por la Secretaría del centro que emitió el título y que implica el pago de una tasa correspondientes.
  2. La compulsa a través de Notaría, para que sede testimonio de que la copia y el original son el mismo documento. También tendremos que pagar una tasa en este caso
  3. La llevada a término mediante registros públicos de la Administración del Estado, Ayuntamientos, Comunidades Autónomas, etc.

Por otra parte, si estamos hablando de títulos académicos obtenidos en el extranjero, entonces se debe llevar a cabo la gestión previa de convalidación y debe tramitarse mediante el Ministerio de Educación. Existe información más detallada aquí.

La compulsa de documentos en los Consulados Españoles en el extranjero

Aunque el procedimiento es similar por norma general, cada consulado tiene sus propias normas a la hora de llevar a cabo la tramitación, de modo que es muy importante informarse primero. En Todos los casos el procedimiento viene a ser el mismo, es decir, como solicitante tendrás que identificarte, luego tendrás que presentar el documento original, pagar de tasas y recoger la copia compulsada en un plazo de uno o varios días.